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做了这么多年的项目管理，和软件打交道多年，对于电子邮件的应用是非常多的。今天，和大家一起交流一下项目沟通管理中联系人及邮件的管理方法。
项目沟通管理：是保证及时与恰当的生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。那么它是在人员与信息之间提供取得成功所必需的关键联系。项目经理需要花费很多的时间与项目团队、客户、利害关系者和项目发起人进行沟通，而每个参与项目的人都应该认识到，所参与的沟通对项目整体有何影响。
随着信息的发展，互联网的应用，电子邮件成了一种很重要的而且成本很低的交流沟通方式。对于项目沟通来讲，讲求及时的将信息传达给项目各个厉害关系者，满足其沟通的需求并与其一起解决问题，电子邮件这种沟通方式适合于以下的情况：
1、正式工作报告；
2、难以简单用口头表达说明清楚的事项，例如与合作伙伴电话沟通合作事宜，那么之后可以用电子邮件发送合作的具体细节；
3、知识推荐和经验传播以及信息传递；
4、会议记录。会议后把会议记录发送给各个利害关系者（包括会议参与者，与会议内容相关的人以及高层领导）。
5、备忘录。例如提交给项目经理的每周的工作计划。
5、没有见面交流条件的其他交流内容；
等等。。。。。但其它可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。
项目管理需要工具的，大家对于project软件，在项目管理中的作用都十分认同，主要讲使用邮件客户端软件，过去一直用 outlook ，现在用掌中蝶也发现不少比outlook 更优化更便捷的功能点。
软件中首先要建立邮件联系人，和邮件客户有关的项目管理主题有：
项目联系人管理；
项目沟通信息内容管理；
人力资源管理等。
项目联系人，说的简单，就是和你这个项目有关系的任何人和组织。识别项目的全部关系人，并识别出重要的人，非常重要的人，你的项目才可能顺利进行。 因为项目的一部分需求是来自与项目联系人的，因此，必须重视这些人的感受。
一些重要的联系人分类：
给你和你的项目投资的人，就是发工资的，给货款的，购买的组织和人；
直接或者间接使用你和你的项目产品的人。造一辆车，开车人就是使用产品的人，开发一个系统，最终用户就是直接使用的人。
为你和你的项目出智力和体力，以及提供其他资源的人。没有这些人的投入，项目是不可能完成的。
竞争对手，不希望你项目成功的人。不找出这些人，那么，在关键时刻，他们会给你麻烦。
一般的联系人组分类有：
公司管理层；
公司重要部门及其他部门；
****项目组；
客户；
用户；
项目供应商；
项目监督者；
项目合作方； 等等。每个项目是不同的。 掌中蝶中有《客户目录》管理功能。按照你熟悉的进行分类，可以把组分成大类，再建立下级小类，这些可以自由分级，无限子级。
建好联系人组，把识别出的全部联系人，尤其是重要的联系人，把他们写到软件联系人中去，关键的内容软件中必需罗列，如：
名称和姓名；
办公室的电话，传真；
手机；
电子邮件；
地址等。
交往备忘录信息：职务，职位，权利分工，外貌特征，脾气等。
如果你收集不到关键干系人的以上信息，说明你对他们的了解不深，对项目的关心不够，项目是很难做好的。
下图中软件提供的交往备忘录以及快速查找与这个联系人的所有邮件及短信往来内容的快捷键，深得我心！！查找与某人的邮件往来不再缺乏单一性和连续性，短信则是以对话形式显示，十分清楚，点一点就可以快速查看。
有了这些联系人的交往备忘信息，在任何时刻，你都可以去了解他们， 性格特征能注明最好注明，以备联系时查看，比如谁是天真可爱、小脾气；谁是竞争意识强、好胜、急躁、易怒，谁又是非凡的才华，享有威望、尊严和慷慨都一一记录，和不一样的人沟通用不一样的方式语气，就能让他们更好的了解你和你的项目。
每个人都会遇到沟通的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行。
掌中蝶软件提供的甚至可以通过邮件包含的关键字来搜索，对于需要在大量的数据中迅速查找到急需的邮件和附件的人来说非常棒！
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参考文章：
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